Karolina Kelly

Právní praktikantka

Už na základní škole jsem věděla, že bych jednou chtěla studovat práva, a tak jsem celou dobu šla za svým snem. Žádný jiný obor mě tolik nelákal a o to víc nadšená jsem nyní, když se můžu studiu práv věnovat naplno.
V rámci mého studia na Právnické fakultě Masarykovy univerzity mě zaujala lidská práva, kterým bych se ráda věnovala i v budoucnu. Mým zájmem dále je také rodinné právo, dědické právo a nová oblast GDPR.

Dosavadní pracovní zkušenosti

  • březen 2017 – současnost KUBEČKA & PROKOP s.r.o., advokátní kancelář
  • leden 2018 – současnost: AK JUDr. Markéta Vaňková

Your service title

Jak zacházet s osobními údaji uchazeče o zaměstnání ve fázi výběrového řízení

17.1.2019 Novinky

Již ve chvíli náboru nového zaměstnance dochází ke zpracování jeho osobních údajů ze strany zaměstnavatele. Není ovšem výjimkou, že zaměstnavatelé ani jejich personalisté nevědí, jak uchazeče řádně informovat o zpracování jeho osobních údajů, které osobní údaje lze zpracovávat a které už nikoliv, a po jak dlouho dobu tak lze činit.

Proces výběru vhodného zaměstnance začíná zpravidla zveřejněním inzerátu, na nějž zájemci o zaměstnání nejčastěji reagují zasláním motivačního dopisu s přiloženým životopisem. Tím se zaměstnavatel dostává k poměrně širokému okruhu osobních údajů uchazeče, zejména pak k jeho identifikačním a kontaktním údajům, někdy dokonce i k zvláštním kategoriím osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR. Zaměstnavatel je přitom dle čl. 12 a násl. GDPR povinen uchazečům o zaměstnání nejpozději v okamžiku získání osobních údajů poskytnout informace o okolnostech jejich zpracování, čímž se zejména rozumí totožnost a kontaktní údaje, účel, za jakým budou osobní údaje uchazeče zpracovávány, dobu, po kterou budou osobní údaje zpracovávány, a související práva uchazeče.

V praxi je však běžné, že uchazeče vůbec o zpracování osobních údajů neinformují, nebo tak činí pouze v nedostatečné míře. Jednoduchým řešením je přitom umístění informace o zpracování osobních údajů na webovou stránku zaměstnavatele, prostřednictvím níž odesílají uchazeči o zaměstnání své životopisy. Uchazeč pak před odesláním životopisu pouze zaškrtne políčko, že byl před odesláním seznámen se zásadami zpracování jeho osobních údajů. Další možností je zasílání automatických e-mailů uchazečům o zaměstnání obratem po odeslání jejich životopisu zaměstnavateli. V takovém automatickém e-mailu bude uchazeč řádně informován o zpracování jeho osobních údajů.

Dalším problémem při náboru zaměstnanců je časté vyžadování nadbytečného souhlasu se zpracováním osobních údajů. Vzhledem k tomu, že nabírání nových zaměstnanců a obsazování volných pozic je oprávněným zájmem každého zaměstnavatele (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a zpracování takových osobních údajů je rovněž nezbytné pro provedení opatření přijatých před případným uzavřením pracovní či jiné smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), není nutné předkládat externí souhlas se zpracováním osobních údajů v souvislosti se zaslaným životopisem. Osobní údaje lze zpracovávat na základě různých právních titulů, přičemž souhlas je jen jedním z nich. Pro účely výběrového řízení však není souhlas uchazeče o zpracování jeho osobních údajů nutný.

Potřeba udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů ze strany uchazeče by vyvstávala až v případě, že by jím zaměstnavatel nakonec volnou pozici neobsadil, chtěl by však i nadále jeho osobní údaje zpracovávat pro případ potenciálního oslovení uchazeče v budoucnu. Zpracování osobních údajů neúspěšných uchazečů o práci je totiž omezeno pouze na relativně krátkou dobu trvání výběrového řízení, přičemž po jeho skončení je zaměstnavatel povinen veškeré digitální i fyzické kopie dokumentů obsahující osobní údaje uchazeče o zaměstnání zlikvidovat.

Ze shora uvedeného je zřejmé, že po skončení výběrového řízení již nelze na oprávněný zájem spoléhat, a je proto třeba pro další zpracování osobních údajů získat výslovný souhlas daného zájemce o práci splňující náležitosti dle GDPR. Ani takové zpracování na základě souhlasu však nemůže být neomezené, vždy je třeba stanovit přiměřenou dobu, po kterou budou osobní údaje zpracovávány.

Pokud si jakožto zaměstnavatelé nejste jistí v oblasti GDPR a rádi byste se obrátili na odbornou pomoc, neváhejte nás kontaktovat. Nejen v otázkách náboru nových zaměstnanců vám rádi pomůžeme.